Hoe werkt de werkkostenregeling?

Kiest u voor de werkkostenregeling? Dan mag u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon, de 'vrije ruimte', besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen dan wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw te betalen. U maakt gebruik van de werkkostenregeling als individuele werkgever en dus bijvoorbeeld niet als groep vennootschappen van een concern of als samenhangende groep inhoudingsplichtigen. De werkkostenregeling geldt voor al uw werknemers.
De werkkostenregeling in het kort:

Stap 1: Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon is

De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of vrijgesteld loon zijn, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Zie voor meer informatie: Geen loon of geen belast loon. (Als u aan de volgende 3 voorwaarden voldoet, kunt u er in elk geval van uitgaan dat uw kleine geschenk (attentie) geen loon is: U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo'n attentie geven. U geeft geen geld of een waardebon. De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25.) U mag alleen van de werkkostenregeling gebruikmaken voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. De werkkostenregeling geldt niet voor werknemers met loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals pensioenen en stamrechtuitkeringen. In 2 gevallen moet u voor postactieve werknemers de vergoedingen en verstrekkingen in uw vrije ruimte onderbrengen. Dat geldt voor:

• producten uit uw eigen bedrijf
• verstrekkingen die u ook aan uw werknemers geeft, zoals een kerstpakket

Stap 2: Ga na of de vergoeding of verstrekking onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar u kunt ze toch onbelast vergoeden en verstrekken zonder dat dat ten koste gaat van uw vrije ruimte. Dat is het geval bij:
• gerichte vrijstellingen
• nihilwaarderingen

De volgende voorzieningen en verstrekkingen in natura waardeert u op nihil:
• voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon
• arbovoorzieningen
• consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken….

In de werkkostenregeling is het onderscheid tussen verstrekken (in eigendom overdragen), ter beschikking stellen (in bruikleen geven) en vergoeden belangrijk. Want in bepaalde situaties zijn zaken alleen onbelast als u ze ter beschikking stelt. Als u in deze gevallen kiest voor verstrekken of vergoeden, dan is dit belast. Wij gaan uit van een terbeschikkingstelling als de werknemer de ter beschikking gestelde zaak moet teruggeven als hij die zaak niet meer gebruikt of bij het beëindigen van de dienstbetrekking.

Stap 3: Kies: eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer

U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u behandelt als eindheffingsloon en in de vrije ruimte onderbrengt en welke u behandelt als loon van de werknemer en dus normaal belast. U kunt per werknemer een andere keuze maken. Bij een aantal vormen van loon kunt u niet kiezen voor eindheffingsloon. Altijd loon van de werknemer zijn:

• een auto van de zaak (behalve de buitengewone beveiligingsmaatregelen)
• een dienstwoning (behalve de pied-à-terre en de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning)
• boetes
• vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten

U maakt de keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken. U hoeft dus niet vooraf - bijvoorbeeld aan het begin van het jaar - te kiezen. De keuze blijkt uit uw administratie, waarin u de vergoeding of verstrekking opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Deze keuze hoeft u niet bij ons te melden. Hebt u eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief. Wel mag u achteraf fouten herstellen als u bijvoorbeeld een vergoeding als loon van de werknemer hebt behandeld terwijl u met uw werknemer eindheffingsloon had afgesproken, of andersom. U moet deze correcties in uw loonadministratie en in uw aangifte loonheffingen verwerken. Binnen de werkkostenregeling kunt u nog steeds belast loon omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking voor bijvoorbeeld een fiets. De werkkostenregeling geeft u grotere vrijheid om hierover afspraken te maken. U kunt een cafetariaregeling bijvoorbeeld zonder meer uitbreiden voor fietsen met hulpmotor. Let op! Een cafetariaregeling kan tot gevolg hebben dat het brutoloon van uw werknemer lager wordt. Dat geldt voor individuele regelingen en regelingen die in een cao vastliggen. In plaats van een bepaald bedrag aan brutoloon, geeft u uw werknemer bijvoorbeeld een belastingvrije vergoeding voor reiskosten. Bij de berekening van uw vrije ruimte gaat u uit van dit lagere brutoloon.

Als u vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengt

U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u niet tot het loon van de werknemer rekent, maar als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengt. Voor het onderbrengen van deze vergoedingen en verstrekkingen hoeft uw werknemer niet eerst zelf kosten te maken. U hoeft dus geen bonnen of betalingsbewijzen van uw werknemers te vragen. Let op! Als u aan 1 of enkele werknemers vergoedingen of verstrekkingen geeft die veel meer dan gebruikelijk zijn, kunnen wij dit corrigeren. Zie voor meer informatie: Gebruikelijkheidstoets. Ook loon in natura kunt u in de vrije ruimte onderbrengen. Voor loon in natura geldt onder de werkkostenregeling een andere manier van waarderen. Zie hiervoor: Loon in natura waarderen. U moet bijhouden hoeveel vrije ruimte u nog tot uw beschikking hebt en wanneer u eindheffing moet gaan betalen. Hoe u dat doet, leest u bij: Hoe werkt de vrije ruimte?

Stap 4: Bereken 80% eindheffing

Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing. Zie voor meer informatie: Hoe werkt de vrije ruimte?